Según el sistema de gestión de la inocuidad de los alimentos, dentro de la documentación se debe incluir:
- Las declaraciones documentadas de la política general de la inocuidad de los alimentos, así como de los objetivos relacionados con dicha política.
- Los procedimientos y registros documentados requeridos por este estándar de gestión.
- Los documentos requeridos por la empresa u organización con el fin de asegurar tanto el desarrollo, como la implementación y actualización efectiva del sistema de gestión de la inocuidad de los alimentos.
Control de documentos
Para este sistema de gestión de la inocuidad de los alimentos, los documentos requeridos se deben controlar, donde ademas los registros son considerados como un tipo especial de documentos, los cuales deben ser controlados de acuerdo con los requisitos señalados en el punto de la norma que trata sobre control de registros (4.2.3)
Estos controles adoptados por la organización deben asegurar que todos los cambios que sean propuestos deben ser revisados antes de su implementación, con el fin de evaluar y determinar sus efectos sobre la inocuidad de los alimentos y asimismo su impacto en el sistema de gestión en estudio.
Por otro lado se debería establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
- Aprobar todos los documentos para su adecuación previo a su emisión.
- Revisar, evaluar y actualizar los documentos cuando se requiera y luego aprobarlos nuevamente.
- Asegurar que los cambios realizados se pueden identificar, así como el estado de revisión actual de todos los documentos.
- Asegurar que todas las versiones relacionadas de los documentos en uso se encuentran a entera disponibilidad en los puntos de uso.
- Asegurar que todos estos documentos permanezcan legibles y ademas sean identificables de manera fácil.
- Asegurar que se cuenta con procedimientos apropiados que identifican los documentos de origen externo y que ademas se controla su distribución.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos considerados obsoletos, para lo cual deben encontrarse bien identificados.
Control de registros
Básicamente los registros se deben establecer y mantener, ya que estos constituyen la evidencia de la conformidad con los requisitos, demostrando la eficacia del sistema de gestión de la inocuidad de los alimentos implementado. Por lo tanto estos registros deben permanecer totalmente legibles, identificables y recuperables. Es así que se debería establecer un procedimiento documentado adecuado con el fin de determinar los controles necesarios que sirvan para una optima identificación, almacenamiento, protección, recuperación, así como para definir el tiempo de retención y la disposición de todos estos registros.
